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A entrega na linha da frente ainda está em risco devido a deficiências de longa data na gestão de inventários, apesar de o Ministério da Defesa (MoD) ter tomado medidas para melhorar, de acordo com um novo relatório do Gabinete Nacional de Auditoria (NAO).
Em seu último relatório – Gestão de inventário de defesa – o NAO concluiu que, em resposta à crescente instabilidade global, incluindo a guerra na Ucrânia e a pandemia da COVID-19, o Ministério da Defesa alterou os seus objectivos estratégicos para a gestão de inventários para equilibrar a redução de custos com a eficácia e a resiliência. No entanto, questões históricas1, como o envelhecimento dos sistemas informáticos e a gestão da eliminação, permanecem. Globalmente, o NAO conclui que a abordagem do Ministério da Defesa ainda não está definida para proporcionar uma boa relação qualidade/preço.
O Ministério da Defesa administra um portfólio de estoques de £ 11,8 bilhões, que inclui armas guiadas; mísseis e bombas; peças de reposição, como peças de reposição para veículos; e matérias-primas e consumíveis, como botas. O Ministério da Defesa gastou £ 1,5 bilhão comprando estoque em 2022-23 e atualmente tem um estoque de 640.000 tipos de estoque e mais de 740 milhões de itens individuais.
Contudo, a gestão de inventário do Ministério da Defesa está dispersa entre muitas organizações diferentes, com políticas e formas de trabalho diferentes. Isto cria um cenário complexo com práticas de trabalho ineficientes e torna difícil para o Ministério da Defesa atingir os seus objectivos estratégicos. O Ministério da Defesa criou o Apoio à Defesa em 2019 para estabelecer padrões comuns em todo o Ministério da Defesa, mas permanecem desafios ao fazê-lo, uma vez que não pode dirigir outras organizações de defesa e deve, em vez disso, confiar na influência para alcançar os seus objetivos.
O MoD tem sido lento na atualização do seu legado de TI – incluindo dois sistemas de inventário principais com 40 anos de idade – e os seus dados de inventário têm limitações que prejudicam a sua capacidade de tomar decisões eficazes.
O Ministério da Defesa está actualmente a implementar uma série de programas de transformação para superar as suas fraquezas em todas as suas actividades de apoio, incluindo a gestão de inventários. Isto inclui um programa de transformação pan-defesa de £ 2,5 mil milhões, que atualizará os seus sistemas informáticos legados e implementará processos padronizados em todo o Ministério da Defesa. Contudo, a capacidade do Ministério da Defesa para aperfeiçoar e executar este programa enfrenta riscos porque não dispõe actualmente de todo o pessoal necessário para o programa.
A falta de recursos foi citada pelo pessoal do Ministério da Defesa como criando desafios para uma melhor gestão de inventário, que foram exacerbados por práticas de trabalho e sistemas de TI ineficientes. O Ministério da Defesa não tem uma compreensão abrangente da força de trabalho de Apoio em termos das funções que necessita e onde apresenta lacunas. Sem isto, o Ministério da Defesa não consegue compreender quais os riscos que corre actualmente no pessoal da função de Apoio.
O Ministério da Defesa tem trabalhado para reduzir as compras excessivas.4 Anteriormente, o Departamento incentivava as compras excessivas, sendo que as Forças Armadas apenas cobravam pelos produtos quando estes eram utilizados e não quando eram adquiridos. Desde o último relatório do NAO em 2012, o Ministério da Defesa implementou um novo quadro financeiro que prevê o pagamento na compra. 3 Subsistem alguns desafios: o MoD disse ao NAO que existe o risco de o seu quadro financeiro não incentivar a manutenção dos seus produtos de reserva de guerra actualizados, uma vez que não fornece cobertura financeira quando esses itens expiram.
O Ministério da Defesa não elimina consistentemente o inventário que já não necessita, o que resultou em grandes acumulações de stock excedentário e obsoleto nos armazéns. Atualmente, mais de 105.500m³ de itens armazenados em armazéns centrais não estão aptos para uso. O Ministério da Defesa criou três projectos para identificar e eliminar o seu inventário excedentário, mas apenas um se tornou parte da sua abordagem de negócio habitual.
O Ministério da Defesa externalizou aspectos da sua gestão de inventário, o que levou a melhorias, incluindo a racionalização e modernização de partes do seu património e organização. No entanto, o Ministério da Defesa não teve em conta necessidades médicas específicas no seu contrato de Transformação de Serviços de Logística e Mercadorias. Isto levou as Forças Armadas a enfrentar problemas como a falta de disponibilidade de artigos médicos, resultando na necessidade de obter artigos desaparecidos noutro local. Em alguns casos, as unidades acarretaram um risco operacional aumentado porque tiveram de prosseguir sem a capacidade de testar e tratar determinadas condições médicas.
Em 2019, o Ministério da Defesa e a Equipa Leidos começaram a implementar iniciativas de melhoria, mas estas não proporcionaram mudanças suficientes para resolver plenamente estas questões. Em Junho de 2023, o Ministério da Defesa aprovou uma proposta do seu contratante – Team Leidos – para abordar especificamente o apoio médico e aumentar o número do seu pessoal com experiência médica em 2024.
Entre as suas recomendações, o NAO insta o MoD a definir os níveis de inventário necessários para apoiar os seus novos objectivos estratégicos e a desenvolver uma compreensão dos mecanismos necessários para os apoiar e das barreiras para os alcançar.
Além disso, apela ao Ministério da Defesa para que identifique e priorize os recursos necessários para garantir que os seus programas de transformação possam ser implementados com sucesso e proporcionar os benefícios financeiros e operacionais disponíveis.
“É de vital importância que as forças armadas do Reino Unido tenham o inventário de que necessitam, no meio da crescente instabilidade global e dados os planos para uma maior presença destacada estabelecidos na Revisão Integrada do Governo”, disse Gareth Davies, chefe do NAO.
“O Ministério da Defesa tomou medidas para melhorar a sua gestão de inventário, e estas resultaram em melhorias na logística e na aquisição de mercadorias e em reduções nas compras excessivas. No entanto, persistem deficiências de longa data na sua gestão de inventário, principalmente devido aos sistemas de TI legados.
“O Ministério da Defesa deve garantir que dá prioridade aos recursos de que necessita para os seus programas de transformação, caso contrário, a sua capacidade de construir resiliência e implantar as pessoas e equipamentos de que necessita nos locais certos será frustrada.”
-termina-
